Etiketa a etika obchodnej korešpondencie

Moderná obchodná realita je taká, že len 15% stredných a veľkých podnikateľov, ktorí chcú posilniť svoje pozície na trhu, dosahuje svoje ciele. Z tohto dôvodu sa znásobuje význam obchodnej etikety, pretože nedodržiavanie jej noriem z mnohých iných dôvodov často vedie k prasknutiu užitočných obchodných vzťahov.

V širokom výklade etiky sa nazýva súbor všeobecných zásad zameraných na reguláciu sociálnych vzťahov. Etika obchodných vzťahov sa preto zaoberá otázkami týkajúcimi sa prijatého poriadku a štýlu interakcie v podnikateľskej sfére.

Detailnými etickými aspektmi obchodných vzťahov sú obchodná etiketa, vrátane napríklad postupu pri vyjednávaní, pravidiel podnikového správania, obchodných tradícií a rituálov, prvkov podriadenosti, spôsobov a štýlov komunikácie a písania, ako aj otázok správnosti pri jednaní s partnermi a obchodnými kolegami.

Význam etiky a etikety ako jej zložky spočíva v tom, že normatívny základ, ktorý vznikol v dôsledku dlhodobej praxe, do značnej miery zjednodušuje komunikáciu, vytvára v podnikateľskej sfére zrozumiteľný a prístupný kontext, ktorý umožňuje správne dosiahnuť ciele a výrazne šetriť čas.

Inými slovami, hovoríme o špeciálnom algoritme na riešenie obchodných problémov, ktorý nám umožňuje nastaviť a úspešne dosiahnuť požadované obchodné ciele racionálnym a konfliktným spôsobom. Úroveň vlastníctva tohto algoritmu nám umožňuje vyvodiť priame závery o stupni profesionality obchodného partnera alebo súpera v obchodnom spore.

V tejto súvislosti je dôležité dodržiavať tieto všeobecné zásady:

• všade a vo všetkom;
• bezpečnosť informácií;
• zdravý altruizmus;
• priaznivé, vhodné pre imidž podnikateľského prostredia;
• kompetentný ústny a písomný prejav;
• dodržiavania pravidiel obchodnej reči.

Druhy obchodnej korešpondencie sú rôznorodé a s určitým stupňom konvenčnosti môžu byť rozdelené do dvoch hlavných typov:

• medzištátne - medzi štátnymi organizáciami, zahraničnými zastupiteľskými úradmi a úradníkmi (rôzne poznámky, memorandá a iné formy) sú prvky diplomatických vzťahov;
• komerčný - písmená polooficiálneho statusu používané v oblasti obchodných vzťahov medzi inštitúciami a organizáciami.

Štýl písania oficiálneho listu, napriek jazykovým a niektorým tradičným rozdielom, má určitý spoločný základ a skupinu inštitúcií, ktoré vyvinula zavedená prax. Napríklad, množstvo požiadaviek na smerovosť protokolu, ktoré je určené polohou odosielateľa a adresáta, je založené na počiatočných nastaveniach vzájomnej úcty a správnosti. Preto bez ohľadu na typ dokumentu musí štrukturálne obsahovať tieto prvky:

• odvolanie (oficiálny status adresáta);
• kompliment (zdvorilý koniec listu);
• podpis;
• dátum (deň, mesiac, rok a miesto písania správy);
• adresa odosielateľa (priezvisko, oficiálny status, adresa sú umiestnené v hornej alebo dolnej časti prvej strany listu).

Okrem toho existuje množstvo nariadení, ktoré sa priamo týkajú písmen:

• obchodné listy sú písané na hlavičkových papieroch alebo listoch papiera výlučne na ich prednej strane;
• stránkovanie sa vykonáva arabskými číslicami;
• správy sa vykonávajú v tlačenom texte;
• v tele dokumentu nie sú povolené vymazania a opravy;
• dokument je zložený text vo vnútri;
• čakacia doba na odpoveď na list nie je dlhšia ako desať dní.

Obchodná správa by mala mať jasný cieľ a obsahovať jednu otázku a celý text by mal byť úplne a úplne podriadený jej obsahu, či už ide o ponuku na predaj, obchodný prieskum alebo jednoducho relevantné informácie.

Klasifikácia obchodných správ je rôznorodá a závisí od ich funkčnej a cielenej orientácie. Napríklad písmená sú:

• oznamovať;
• pripomínať;
• pozvánky;
• informobzory;
• dispozície;
• podporou;
• iné typy.

V obchodnej korešpondencii sú najtypickejšie:

• otázok;
• ponúkajú;
• rezervácií;
• sťažnosť;
• záručné listy.

Ako forma obchodnej komunikácie, v striktnom zmysle definície, sú písmená rozdelené na 2 typy - obchodný a súkromný.

Pre podnikanie patrí korešpondencia, plynúce medzi organizáciami a inštitúciami. Súkromný úradný list je správa, ktorú inštitúcii posiela súkromná osoba alebo naopak inštitúcia súkromnej osobe.

Existuje množstvo pravidiel obchodnej korešpondencie.

• List by mal stimulovať vznik obchodného záujmu príjemcu, jasne a na základe presvedčivých faktických údajov, ukázať výhody partnerstva a nevýhodnosť prelomenia partnerstiev. Text by mal byť povzbudzujúci, motivujúci k spolupráci.
• Prejav nadmerných osobných emócií v obchodnom liste nie je najlepším spôsobom, ako dokázať svoj prípad a vyriešiť problém.
• Aby sa zabránilo preťaženiu a upchaniu textu listu, je potrebné vyhnúť sa akýmkoľvek obrazovým porovnaniam, metaforám, alegóriám a hyperbole.
• Pre jasnú a stručnú prezentáciu témy je lepšie použiť jednoduché vety, vyhýbať sa podrobnostiam a nadmerným podrobnostiam. Základná myšlienka posolstva by mala byť podporená iba relevantnými argumentmi, ktoré sú zvyčajne umiestnené v prílohách k listu (grafy, grafy, digitálne údaje).
• V texte by mali byť pridelené odseky, z ktorých každá predstavuje samostatnú myšlienku, začína novým riadkom.

• V obchodnej písomnej správe by sa nemali používať popisné prídavné mená, dodatočné vysvetlenia a podrobnosti. Na konci písania sa odporúča skontrolovať dokument a odstrániť frázy, ktoré nemajú skutočný sémantický obsah.
• Gramotnosť je základným prvkom textu. Prítomnosť pravopisu a iných chýb v správe nie je povolená.
• Zadanie predmetu listu je povinné. Predmet v dokumentoch by sa mal krátko a veľkoryso odrážať, šetrí čas pri čítaní a pozitívne charakterizuje odosielateľa. Ak je list zaslaný e-mailom a obsahuje mimoriadne dôležité informácie, mal by byť vybavený špeciálnou „vlajkou“, ktorá je k dispozícii v elektronickej službe.
• Dobrá čitateľnosť textu poskytuje písmo Arial alebo Times New Roman s priemernou veľkosťou písma. S osobitnými potrebami sú kľúčové myšlienky povolené kurzívou alebo tučným písmom.

• V texte je vhodné použiť podpoložky (3-4), ktoré umožňujú ľahšie pochopenie uvedeného textu.
• Výpisy, zoznamy a zoznamy sa najlepšie robia pomocou špeciálnych značiek.
• Firemná šablóna (schéma) - vynikajúci ukazovateľ efektívnosti a objektivity v podnikovej komunikácii.Je to obzvlášť dôležité v podnikovom aspekte, pretože vám umožňuje vyniknúť v priaznivom svetle a spĺňať oficiálny status.

Štruktúra obchodnej správy je typická. Tradične obsahuje:

• úvod;
• hlavná časť;
• Konečne.

Úvod sumarizuje účel listu. Hlavná časť popisuje podstatu problému. Na záver je žiaduce zhrnúť obsah hlavnej časti, napríklad vo forme záverov. "Postscripts" a rôzne druhy poznámok pod čiarou sú nežiaduce.

Záverom možno povedať, že nevhodné frázy pripomínajúce manipulácie, ako napríklad: „Dúfam, že sa budem snažiť o vzájomne prospešné partnerstvo“ a tak ďalej. Je lepšie rozlúčiť sa v obchodnom liste s jednoduchými frázami - „S pozdravom“, „S pozdravom“ a tak ďalej.

V spodnej časti správy sú uvedené: F. I. O., je podpísaný oficiálny status, názov spoločnosti. Čísla kontaktov sú tiež uvedené.

Tabuľky a grafy sú pripojené v samostatnom súbore (balík), ktorý označuje na konci listu. Ak existuje skupina investícií, potom dostanú inventár s menami.

Skratky a špeciálne skratky môžete použiť iba vtedy, ak ste si istí, že ich príjemca porozumie.

Aby sa text stal logickejšou prísnosťou a konzistentnosťou v podnikovom slovníku, ako spojivá sa používajú tieto slovné spojenia:

• z tohto dôvodu;
• na základe vyššie uvedeného;
• kvôli tomu;
• podľa údajov;
• na tomto základe;
• brať do úvahy;
• a ďalšie.

Vo virtuálnom priestore je obchodná interakcia, reprezentujúca komunikáciu v miniatúre, špecifická a nič menej si vyžaduje dodržiavanie príslušných pravidiel etikety. Príslušná práca s listom v súlade s praxou predpokladá implementáciu nasledujúcich poznámok týkajúcich sa rozsahu, jazykových noriem, štruktúry a formátu.

• Vzorec témy sa musí presne zhodovať s predmetom uvedeným v texte. To vám umožní rýchlo nastaviť čitateľa na požadovanú obchodnú náladu.
• Optimálny objem dokumentu odoslaného e-mailom, zapadajúci do „jednej obrazovky“, s maximálnym množstvom textu - jeden list vo formáte A4.
• Optimálna veľkosť príloh - maximálne 3 MB.
• Odoslané súbory sa odporúča „zabaliť“ do štandardných archívov kódovania zips alebo rar. Ostatné sú počas prepravy často blokované.
• Hypertextové odkazy musia byť štandardné (modré, podčiarknuté).
• Odpoveď adresátovi by mala byť umiestnená na vrchole, na začiatku listu a nie nižšie. To šetrí korešpondenta pred nadmerným a núteným rolovaním predchádzajúceho textu.

• Musíte použiť jazyk listu, najrozumnejší partner. O otázke vhodnosti použitia v profesionalite správy, firemnej slovnej zásobe, slangových výrazoch a skratkách (najmä v externej korešpondencii) sa rozhoduje samostatne v závislosti od kontextu a kvality korešpondenčných partnerov.
• Je dôležité informovať partnera o prijatí jeho správy - je to znak dobrého vkusu a súčasť obchodnej etikety, ktorá mu rešpektuje.
• Odpoveď by mala byť čo najrýchlejšia. Ak z akéhokoľvek dôvodu nemôžete rýchlo odpovedať, partner by mal byť informovaný o prijatí svojho listu a uviesť čas odpovede. Etická a pohodlná dočasná pauza pred odpoveďou - 48 hodín po prijatí správy. Po tomto čase sa osoba zvyčajne domnieva, že správa je stratená alebo ignorovaná. Nadmerná pauza v korešpondencii je často spojená s rizikom straty partnera a je v podnikaní považovaná za porušenie etických noriem.
• Na konci správy by mali byť umiestnené kontaktné údaje, ktoré sú uvedené vo všetkých listoch bez výnimky, bez ohľadu na poradie distribúcie.
• Počas prepravy je dôležité venovať osobitnú pozornosť otázkam ochrany súkromia.

Ďalšie informácie o obchodnej etikete nájdete v nasledujúcom videu.