Jemnosť obchodnej komunikácie po telefóne

Umenie obchodnej komunikácie je dôležitým aspektom vyjednávania a po mnoho rokov nestráca svoj význam. Intenzita obchodnej komunikácie prostredníctvom telefónu sa z roka na rok zvyšuje. S rozvojom mobilných komunikácií sa stáva jedným z hlavných spôsobov komunikácie. Pre telefonické rozhovory je dôležité poznať detaily a pravidlá obchodnej komunikácie.

Telefón v modernom svete hrá dôležitú úlohu, pretože s jeho pomocou komunikujeme s našimi príbuznými, priateľmi, kolegami, manažérmi a obchodnými partnermi.

Takže pri rozhovore s určitým okruhom ľudí osoba používa vhodný spôsob komunikácie a napríklad sa nikdy nezúčastní dialógu so svojím šéfom, ako s blízkym priateľom. V tejto situácii sa používa oficiálnejší typ komunikácie.

Obchodné etikety by mali používať aj zamestnanci, ktorí vykonávajú prieskumy verejnej mienky, prijímajú hovory od zákazníkov alebo telefonujú. Často je to úspešné telefonické rozhovory sa stávajú kľúčom k dobrým obchodným vzťahom. A dokonca aj obraz spoločnosti môže úplne závisieť od schopnosti zamestnancov viesť inteligentné dialógy telefonicky.

V súčasnosti sa väčšina hovorov uskutočňuje prostredníctvom mobilných zariadení. Pomocou tohto komunikačného nástroja sa musíte riadiť niektorými pravidlami.

• Pri obchodnom stretnutí s klientom, v kine, na seminári vždy vypnite telefón alebo ho nastavte do režimu vibrácií.
• Mobilné zariadenie je náchylnejšie na zvuk ako telefón na pevnej linke. Preto v situácii, keď je na verejnom mieste nevyhnutné viesť osobný rozhovor bez vonkajšieho zásahu, môžete jednoducho hovoriť ticho a druhá osoba vás bude počuť.

• Nedávajte príliš hlasné volanie do telefónu. Môže vystrašiť ostatných.
• Pokúste sa hovoriť krátko. V prítomnosti tretích osôb by rozhovor nemal trvať dlhšie ako 30 sekúnd, inak hrozí nebezpečenstvo, že sa človek bude pozerať na nezdvorilosť. V prípade, že existujú platné dôvody telefonického rozhovoru, napríklad choroba príbuzného alebo veľká transakcia, mali by ste o tejto situácii informovať prítomných.
• Vyhnite sa telefonickým rozhovorom počas pracovného obeda. Ak existuje naliehavá potreba odpovedať na výzvu, potom by ste mali opustiť stôl a hovoriť na menej preplnenom mieste.

Pre efektívnu prácu spoločnosti sú dôležité etické normy pri telefonickej komunikácii. Kultúra telefonických rozhovorov je špeciálnym druhom obchodnej komunikácie. Znalosť pravidiel etikety pomôže posilniť obchodné väzby a zvýšiť ziskovosť organizácie.

• Je potrebné privítať osobu, s ktorou bude prebiehať telefonický rozhovor. Na to sú najvhodnejšie frázy týkajúce sa denného času („Dobré ráno“, „Dobré popoludnie“ alebo „Dobrý večer“).
• Počas obchodného hovoru je dôležité sledovať vlastnú intonáciu. Aby ste sa nestretli s účastníkom, musíte hovoriť slušne a pokojne, aby ste sa vyhli zbytočným emóciám.

• Po uvítaní sa odporúča predstaviť sa a uviesť svoje meno, funkciu a organizáciu.
• Ak zavoláte osobe, mali by ste vždy objasniť, či je pre neho vhodné hovoriť.
• Podľa etických noriem musíte po druhom alebo treťom volaní vyzdvihnúť telefón.
• Počas rozhovoru by ste nemali fajčiť, jesť potraviny ani nápoje.
• Ak má volajúci záujem o iného zamestnanca organizácie, potom by sa mala konverzácia presmerovať na neho alebo zapnúť funkciu čakania.
• V situácii, keď máte zlé číslo, musíte sa bez zbytočných otázok ospravedlniť druhej osobe a okamžite sa rozlúčiť.
• Nikdy nevolajte skoro ráno, počas prestávky na obed alebo pred koncom pracovného dňa.
• Tajomník alebo asistent môže namiesto manažéra uskutočňovať alebo prijímať hovory.

• Osobné číslo partnera alebo klienta môžete zavolať iba vtedy, ak vám dal svoje kontakty. Ale cez víkendy a sviatky sú takéto hovory zakázané.
• Existujú prípady, kedy je konverzácia prerušená z dôvodu zlej komunikácie. V tejto situácii musí ten, kto volal prvý, zavolať späť.
• Konverzáciu neodkladajte. Dlhý rozhovor môže niesť rozhovor a spôsobiť nevôľu. Ak sa komunikácia oneskorí a účel konverzácie sa nedosiahne, klient môže na druhý deň zavolať alebo dohodnúť osobné stretnutie.
• Po skončení rozhovoru sa odporúča poďakovať sa účastníkovi rozhovoru a zdvorilo sa mu rozlúčiť, po tom, ako sa ho opýtal, či má nejaké otázky. Táto jednoduchá akcia povedie k dokončeniu konverzácie a podporuje ďalšiu spoluprácu.

Na telefonický rozhovor by ste mali starostlivo pripraviť a vykonať niekoľko konkrétnych akcií. Uvažujme podrobnejšie o hlavných bodoch.

• Účastník by mal byť pozvaný až po vypracovaní jasného konverzačného plánu. Na vylúčenie drobných detailov môžete vytvoriť grafický alebo schematický obrys.
• Zapíšte si dôležité otázky, ktoré musíte mať na pamäti pri vyjednávaní.
• Pripravte si dokumenty, ktoré môžu byť potrebné v procese komunikácie (korešpondencia, správy, zmluvy).

• Informujte sa u predávajúceho vopred o vhodnom čase na uskutočnenie hovoru.
• Ak chcete zaznamenať prijaté informácie, pripravte si zápisník alebo denník.
• Zoznámte sa so všeobecným zoznamom ľudí, ktorí sa zúčastnia konverzácie a kontaktujú ich podľa mena a mena.
• Predtým, než vytočíte číslo, pokúste sa naladiť pozitívnym spôsobom, potom by váš emocionálny stav mal samozrejme spôsobiť umiestnenie účastníka.
• Pri telefonickom rozhovore zvážte bezpečnosť komunikácie v kancelárii, pretože cenné informácie sa môžu dostať do rúk konkurentov.

Tam sú tiež body, ktoré by mali byť vylúčené a nie sú povolené v nadchádzajúcom telefonickom rozhovore.

• Nie je potrebné diskutovať o obchodných záležitostiach s neznámou alebo náhodnou osobou. Je lepšie naplánovať si osobné stretnutie.
• Neodporúča sa, aby sa vyžadovalo rozhodnutie osoby, ktorá na to nemá oprávnenie, alebo sa domnieva, že to nie je inak. Na telefóne môže dať súhlas, aj keď bude oponentom tohto rozhodnutia.
• Nie je potrebné hlasovať požiadavky, ak nie je isté, či s vami súhlasí a chce vám pomôcť.

Úloha telefónu v obchodnej komunikácii je dvojaká. Veľmi často odvádza pozornosť od urgentných úloh vykonávaných počas dňa, ale zároveň urýchľuje riešenie mnohých úloh. Preto je potrebné naučiť sa princípy telefonických rozhovorov, ktoré prispievajú k ich efektívnemu využívaniu.

Je veľmi dôležité mať k dispozícii obchodnú komunikačnú techniku ​​pre zamestnancov, ktorých špecifická práca je v telefonických rozhovoroch s potenciálnymi zákazníkmi. Mnoho spoločností sa snaží nadviazať kontakt s volajúcim z prvých slov, aby sa stal skutočným zákazníkom.

Firmy súťažia rôznymi spôsobmi, aby prilákali zákazníkov. Dôležitou etapou v podpore služieb sú telefonické predaje, a preto manažéri musia viesť dialóg so zákazníkmi správne a taktne, inak ziskové zmluvy pôjdu na konkurentov.

Nižšie uvedené tipy vám pomôžu dosiahnuť úspech v obchodnej komunikácii po telefóne.

• Odporúča sa telefonovať osobe, ktorá vám poskytla užitočnú službu. Slová ďakovania sú veľmi dôležité pre budúcu spoluprácu.
• Pri chatovaní sa vždy usmievajte. Váš úsmev a optimizmus budú určite cítiť predplatiteľa.
• V procese vyjednávania sa snažte predpovedať priebeh myšlienok partnera.
• Nikdy nevyjadrujte vulgárnosť alebo hovorový jazyk. To je v rozpore s kultúrou komunikácie.
• Používajte výrazy a výrazy, ktorým bude volajúci rozumieť.
• Nezakrývajte slúchadlo, keď hovoríte paralelne s kýmkoľvek. Preto nerešpektuje partnera.
• Vysvetlite svoju pozíciu s dôverou a presne, pretože presnosť je zdvorilosť kráľov.

• Rokovania sú dôležité, aby sa rýchlo konali, odpovedali na otázky bez zbytočného odkladu a zložité vety. Pauza môže byť odôvodnená len v prípade, že špecialista je zaneprázdnený hľadaním dokumentácie potrebnej na rokovania. Ak bola pauza oneskorená, osoba má plné právo prerušiť komunikáciu.
• Vo chvíľach telefonickej, reálnej alebo virtuálnej komunikácie musíte byť veľmi zdvorilí. Krik a rozprávanie vo zvýšenom hlasu sa považujú za porušenie etiky.
• Rozlúčte sa s rozhovorom správne, pretože zručné ukončenie konverzácie nie je o nič menej dôležité ako hlavná časť dialógu. Môžete dať druhej osobe možnosť zavesiť sa ako prvý. Tým ukončíte konverzáciu na priateľskej vlne.

Samozrejme, pre úspešnú komunikáciu po telefóne musíte mať dobrú slovnú zásobu. Ak chcete, aby bola vaša reč výrazná a váš hlas príjemný, využite lekcie z nasledujúceho videa.